Tugas General Affair adalah mengelola segala kebutuhan operasional perusahaan, mulai dari pengadaan barang dan jasa, pemeliharaan aset, hingga pengelolaan lingkungan kerja. Silakan pelajari detail tugas dan tanggung jawab profesi ini di artikel berikut.
Seperti yang kita ketahui, di setiap perusahaan terdapat beragam profesi dengan tanggung jawabnya masing-masing. Salah satu profesi yang memiliki peran penting di perusahaan dan cukup banyak dicari di pasar tenaga kerja adalah General Affair.
Penting untuk diketahui bahwa General Affair memiliki tugas yang berbeda dengan HRD. Pada perusahaan dengan struktur organisasi yang sederhana, General Affair dan HRD mungkin akan digabungkan menjadi satu divisi. Namun untuk perusahaan dengan struktur yang kompleks, General Affair dan HRD akan dipisah menjadi dua divisi yang berbeda. Hal ini dilakukan agar tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
Jadi, sebenarnya apa saja tugas General Affair di perusahaan? berikut informasinya untuk Anda.
Tugas General Affair di Perusahaan
General Affair (GA) merujuk pada fungsi atau departemen dalam sebuah perusahaan yang bertanggung jawab untuk mengelola berbagai aspek operasional dan administratif. Departemen General Affair memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan dengan mengurus berbagai hal terkait fasilitas fisik, inventaris, layanan pendukung, keamanan, dan administrasi umum.
Tugas-tugas General Affair dapat bervariasi tergantung pada ukuran, jenis, dan kebutuhan perusahaan. Namun, secara umum, tanggung jawab utama General Affair adalah memastikan kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh tugas yang diemban oleh tim General Affair:
1. Pengelolaan fasilitas
Merawat dan mengelola fasilitas fisik perusahaan, termasuk gedung kantor, ruang rapat, kantin, dan fasilitas lainnya.Mereka juga merencanakan dan mengawasi perbaikan atau pemeliharaan rutin.
2. Pengelolaan keamanan
Membantu dalam menjaga keamanan di lingkungan kerja dengan mengatur kebijakan keamanan, mengawasi sistem keamanan dan akses.Selain itu, tim GA juga akan bekerja sama dengan tim keamanan untuk menjaga keamanan karyawan dan aset perusahaan.
3. Pemeliharaan kesehatan karyawan
Tugas GA selanjutnya adalah melakukan pemeliharaan kesehatan karyawan. Mereka bertanggung jawab untuk ,menangani program kesehatan dan keselamatan kerja untuk memastikan bahwa karyawan tetap sehat dan produktif. Hal ini termasuk membuat kebijakan kesehatan, program pencegahan, dan menyediakan fasilitas kesehatan.
Baca Juga: Cara Menjadi Programmer: Langkah yang Harus Dilakukan
5. Dukungan administratif umum
Menangani administrasi umum dan menyediakan dukungan administratif kepada berbagai departemen. Contohnya seperti seperti manajemen surat-menyurat dan pengadaan perlengkapan kantor.
6. Pengelolaan event dan kegiatan
Merencanakan dan melaksanakan acara perusahaan, pertemuan, atau kegiatan khusus lainnya. Saat perusahaan mengadakan suatu acara, GA akan menyediakan dukungan logistik dan fasilitas yang dibutuhkan.
7. Manajemen kontrak dan vendor
Menangani negosiasi, peninjauan, dan manajemen kontrak dengan pihak ketiga atau vendor. Mereka juga akan memastikan bahwa vendor yang dikontrak memenuhi standar dan persyaratan perusahaan.
8. Pengelolaan anggaran dan biaya
Bertugas untuk merencanakan, mengelola, memantau, dan mengontrol pengeluaran terkait dengan layanan dan fasilitas yang dikelola oleh departemen GA. Contohnya seperti mengelola pengeluaran untuk pembayaran layanan pihak ketiga, perawatan fasilitas, dan aspek-aspek operasional lainnya.
9. Kepatuhan hukum dan perizinan
Memastikan perusahaan mematuhi peraturan hukum terkait fasilitas, keselamatan, dan lingkungan kerja. Tim GA akan menjaga agar semua perijinan yang diperlukan tetap mengikuti regulasi yang berlaku.
Baca Juga: Tugas IT Project Manager Outsourcing yang Perlu Anda Ketahui
Perbedaan Tugas General Affair dengan HRD
Seperti yang telah kami sampaikan sebelumnya, HRD dan General Affair sering digabung dalam satu divisi HRGA untuk meningkatkan efisiensi. Meskipun demikian, dalam praktiknya, setiap staf, baik dari departemen HRD maupun General Affair, akan tetap menjalankan tanggung jawabnya masing-masing.
Beberapa orang mungkin menganggap bahwa tugas General Affair dan HRD serupa karena melihat tim General Affair menangani manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan. Padahal perlu dipahami bahwa SDM yang dikelola oleh tim General Affair berbeda dengan tim HRD. Mereka biasanya mengelola tenaga kerja dari perusahaan outsourcing, seperti office boy, security, customer service, web developer, atau lainnya.
Dengan demikian, tanggung jawab mereka hanya terfokus pada perihal penyediaan jasa dari pihak ketiga, contohnya seperti perusahaan IT outsourcing yang digunakan oleh perusahaan. Ini berbeda dengan tugas HRD yang pada dasarnya bertanggung jawab atas manajemen SDM di dalam perusahaan tersebut.
Perbedaan Tugas General Affair dengan Tim Purchasing
Tugas General Affair seringkali dianggap mirip dengan tugas tim Purchasing. Meskipun kedua tim ini sama-sama menangani kebutuhan operasional perusahaan, namun mereka fokus pada area yang berbeda. Tim Purchasing memiliki tanggung jawab untuk melakukan proses purchasing seperti pembelian barang dan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Sementara itu, tugas General Affair melibatkan proses procurement atau pengadaan barang, serta memastikan fasilitas perusahaan berfungsi dengan baik.
Perbedaan utama antara procurement (pengadaan) dan purchasing (pembelian) terletak pada tujuan masing-masing. Ketika melaksanakan tugas pengadaan barang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, tim General Affair akan memulai dengan proses identifikasi, seperti menentukan kebutuhan yang mendesak, mengevaluasi kemampuan finansial perusahaan, dan lainnya. Selanjutnya, tim purchasing akan mengambil alih tanggung jawab untuk melakukan pembelian.
Baca Juga: Pekerja Sementara vs Pekerja Tetap, Mana yang Lebih Baik?
Syarat Menjadi General Affair
Berikut adalah beberapa keterampilan yang perlu dikuasai untuk menjadi General Affair:
1. Keterampilan administratif dan manajemen
Keterampilan administratif dan manajemen merupakan keterampilan dasar yang perlu dimiliki oleh seorang General Affair. Contohnya seperti kemampuan untuk mengatur dan mengelola dokumen, membuat laporan, mengelola anggaran, dan membuat keputusan.
2. Keterampilan komunikasi dan bernegosiasi
Keterampilan komunikasi dan bernegosiasi juga merupakan keterampilan yang penting bagi seorang General Affair. Kemampuan ini diperlukan untuk berkomunikasi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal perusahaan, serta untuk melakukan negosiasi dengan pemasok atau vendor.
3. Keterampilan problem solving
Keterampilan problem solving merupakan keterampilan yang penting bagi seorang General Affair. GA membutuhkan keterampilan ini untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul dalam operasional perusahaan.
4. Kemampuan pengelolaan inventaris
Kemampuan dalam mengelola inventaris perusahaan, termasuk pengadaan, pengaturan penyimpanan, dan pengendalian stok. Selain itu, GA juga perlu memiliki keterampilan manajemen persediaan yang baik, pemantauan persediaan, dan kemampuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya untuk mengelola inventaris dengan efektif.
5. Pemahaman hukum dan peraturan
Pengetahuan tentang hukum dan peraturan terkait manajemen fasilitas, keamanan, dan lingkungan kerja. Pemahaman hukum dan peraturan terkait manajemen fasilitas, keamanan, dan lingkungan kerja penting bagi GA untuk memastikan bahwa perusahaan beroperasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Baca Juga: Apa Itu PKWT dan PKWTT? Pelajari Perbedaannya di Sini!
Jenjang Karir General Affair
Jenjang karir di bidang General Affair dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan, struktur organisasi, dan kebijakan pengembangan karir perusahaan. Meskipun demikian, berikut adalah contoh jenjang karir yang umumnya dapat ditemui di departemen GA ini:
- Staff General Affair
- Supervisor General Affair
- Manager General Affair
- Head of General Affair
Fungsi Layanan Outsourcing dalam Membantu Mengurangi Beban GA
Di beberapa perusahaan, departemen General Affair dapat memanfaatkan layanan outsourcing untuk membantu menangani beberapa aspek operasional tertentu. Dengan menggunakan layanan outsourcing, departemen General Affair dapat mengalihkan tanggung jawab tertentu kepada vendor atau pihak ketiga yang memiliki keahlian dan pengalaman khusus dalam bidang tersebut.
Sebagai contoh, perusahaan menggunakan layanan IT outsourcing sehingga perusahaan mendapatkan bantuan dalam menyediakan fasilitas atau perlengkapan kerja yang dibutuhkan tenaga kerja outsourcing. Selain itu, perusahaan outsourcing juga dapat membantu perusahaan untuk mengelola beberapa aspek terkait SDM yang dikirimkan, contohnya seperti menangani administrasi terkait kepegawaian. Hal ini pada akhirnya dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi beban kerja internal, serta memungkinkan fokus yang lebih besar pada tugas-tugas inti departemen General Affair
Namun, penting untuk mencatat bahwa pemilihan dan pengelolaan layanan outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati. Departemen General Affair perlu melakukan evaluasi menyeluruh terhadap penyedia layanan outsourcing, memastikan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan, serta memantau kualitas dan kinerja layanan yang diberikan.
Salah satu perusahaan IT outsourcing yang bisa perusahaan andalkan adalah KAZOKKU. Kami adalah perusahaan outsourcing Jakarta dengan reputasi yang baik dan layanan kami sudah diandalkan oleh banyak perusahaan. Kami membantu menyediakan tenaga kerja IT terampil sekaligus membantu mengelola kebutuhan tenaga kerja tersebut. Dengan demikian, perusahaan bisa fokus pada kegiatan bisnisnya.
Jika adalah perusahaan yang membutuhkan ahli IT di bidang pengembangan perangkat lunak, silakan hubungi KAZOKKU! Kami siap membantu perusahaan Anda. Kemudian jika Anda adalah pencari kerja yang ingin mengembangkan karir, kami membuka peluang bagi Anda untuk bergabung dan berkembang bersama kami, silakan klik Lowongan Kerja IT Jakarta untuk mengetahui posisi yang sedang kami butuhkan saat ini.
